Weekly News

Kunsten å knytte knakende gode relasjoner

Motivet for å avholde et event er gjerne å utnytte menneskets iboende sosiale kraft til å binde folk sammen med felles opplevelser. Internt og eksternt. For å få til et maksimalt vellykket arrangement er du helt avhengig av å finne rett lokale for nettopp ditt event.

Det blir stadig mer vanlig og mer populært å arrangere eventer. Interne arrangementer som for eksempel sommerfester, julebord og jubileer, blir ofte avholdt for å gi «noe» tilbake til medarbeiderne, skape samhold på tvers av virksomheten, og gi den felles identiteten et løft. Andre arrangeres for å formidle faglig innhold, selge inn budskap eller for å vise at man sette pris på sine kunder. Ofte gjennom konferanser og foredrag hvor underholdningsaspektet fra de sosiale arrangementene bringes inn for å live opp en lang dag i konferansesalen og gi de frammøtte en opplevelse. Jo mer minnerik, desto bedre.
– De to viktigste ressursene et selskap har er de ansatte og kundene. Nåværende og potensielle. Det er derfor viktig å ikke glemme at mennesket også er en ressurs som må vannes og foredles for å blomstre. Dette gjelder spesielt i vår tidsalder hvor stadig mer av den mellommenneskelige kommunikasjonen skjer via skjermer på upersonlige, digitale plattformer, sier Jin Ha i tech-startupen Eventum. Et selskap som han startet i 2014 sammen med Bjørnar Skog for å gjøre det enklere å finne optimale lokaler i en krattskog av tilbud. Markedet for ulike tilbud over lokaler var meget uoversiktlig. 4 år senere har eventum.no blitt Norges største bookingtjeneste for arrangementslokaler. 

Eventer som markedsføring

At interne, morsomme og vel arrangerte eventer skaper bedre personlig kontakt mellom team-medlemmer og inspirere til nytenkning og holdningsendring, hersker det liten tvil om. Jin forteller imidlertid også om at det stadig mer fragmenterte annonsemarkedet har åpnet øynene for eventer som en glimrende markedsføringskanal. På Eventums avdeling i New York ser de en tydelig trend hvor selskaper benytter ulike arrangementer for å skape relasjoner til kunder, partnere og investorer. 
– Dette er en trend vi også ser her hjemme. Store selskaper blir stadig flinkere til å benytte seg av arrangementer som en effektiv og ytterst målrettet markedsføringskanal. Like tydelig er det dessverre at de mindre virksomhetene ikke makter å utnytte potensialet like godt. Dette tror jeg i stor grad skyldes en redsel for å ta seg vann over hodet. Skal man arrangere et event er det jo unektelig viktig å «treffe planken» på første forsøk, sier Jin.

Lokalet er eventets grunnmur

Jin forteller at en av de største usikkerhetsfaktorene ofte er knyttet til selve lokalet, og prisene  varierer etter sesong og type sted. Store bedrifter har råd til å klemme til og leie fasjonable, velkjente lokaler. Slik er det nødvendigvis ikke for startups, gründer-virksomheter og mindre foretak. Heldigvis er det slik at det finnes en rekke lokaler som faktisk gjerne vil leie ut til nettopp ditt arrangement. Mens de profesjonelle stedene som hoteller og restaurantgrupper ofte har sine egne markedsressurser, har de selvstendige stedene - som små kafeer, grendehus, velhus og gårder - ofte ikke denne kapasiteten og går av den grunn glipp av mange leietakere. På eventum.no kan de imidlertid koble seg på og legge ut stedet. På den måten får de en meget effektiv markedskanal, og de med en lavere økonomisk handlefrihet får et langt større utvalg for sine eventer. 
– Å finne det riktige lokalet - til en fornuftig pris - betyr svært mye for et hvilket som helst arrangement. Her spiller vi en viktig rolle for å finne det unikt riktige stedet, innenfor ett gitt budsjett. Eventum har laget en tjeneste som er like enkel å bruke som Hotels.com og AirBnB. Det er jo typisk at man hører rundt i sin egen omgangskrets og av den grunn gjerne blir hengende i det velkjente uten å finne det optimale lokalet. Og om man er så heldig å finne det, er det på ingen måte gitt at det er ledig. Gjennom vår nettbaserte tjeneste løser vi denne problemstillingen ved å tilby både kjente hoteller og restauranter, men også mer unike steder som man ikke så lett snuser seg fram til på egen hånd, avslutter Jin. 

Fem tips på veien til et vellykket event

1. Djevelen bor i detaljene. Hvem er gjestene? Hvem er kunden? Er det overvekt av kvinner eller menn? Er det akademikere, håndtverkere eller ungdom? Målgruppen din bør være retningsgivende for rammen du setter for ditt arrangement. 

2. Skaff deg oversikt og lag en plan. Det er viktig å vite hva du driver med. Både på stor og liten skala. Det er mye å tenke på, lag derfor MINST; en kjøreplan, rekkefølge for bespisning, hvem styrer hva av teknikk, hvordan guide folk, trenger dere informasjonsdesker og hvordan foregår påmeldingen, bare for å nevne noen av faktorene som ofte glemmes. 

3. Arrangere selv eller leie hjelp? Mange leier et eksternt eventbyrå på grunn av ekspertisen. Vi kjøper en ekspertise som vi selv ikke besitter. Andre kjøper hjelp for å slippe å belaste ansatte med arbeidsmengden et event medfører. Noen eventbyråer fungerer dessuten som totalleverandører og har et stort nettverk du kan benytte deg av. Dette gir deg gjerne en bedre pris på tjenester og utstyr.

4. Begynn fra bunnen hver gang. Ingen arrangementer er like. Gjennomfører du et godt arrangement én gang, kan du ikke ta en kopi av det og gjøre det samme igjen. Du må begynne fra scratch hver gang. Tenker du ikke på målgruppen og gjentar deg selv blir det fort kjedelig og uinteressant. 

5. Fleksibilitet er en dyd. Planlegger du et stort arrangement dukket det garantert opp utfordringer. Da er det viktig å ikke se problemer men løsninger, og være åpen for at programmet kan endre seg på veien. Ikke så rent sjeldent viser det seg at arrangementet blir bedre på grunn av spontane justeringer tatt på sparket. 

Og så er det ALLTID lurt å begynne planleggingen i god tid. 

Lykke til!

Share this article

Journalist

Morten Iversen

Related articles